Hou het zéker op het laatste. Een keiharde noodzaak. In dit artikel leggen we uit waarom en geven we een paar tips wat je vooral ook niet moet doen. Onder de titel Orde in de Chaos hebben we nog 2 andere artikelen over de datastrategie gepubliceerd.
Waarom is een datastrategie keihard nodig?
Voor moderne organisaties zijn data van onschatbare waarde. Hoewel de waarde van informatie goed wordt begrepen, is het ontsluiten van die waarde vaak een uitdaging. Dit vanwege de grote hoeveelheid data. En de uitdagingen die gepaard gaan met het verzamelen, organiseren en gebruiken ervan.
Het ontwikkelen van een datastrategie helpt organisaties deze uitdagingen te overwinnen. Zodat je data door jullie data- en business intelligence experts op een efficiënte manier omgezet kan worden in waarde.
Wat is een datastrategie?
Een datastrategie is een visie op hoe een organisatie data verzamelt, opslaat, beheert, deelt en gebruikt. De datastrategie van een organisatie vormt de basis voor alles wat het doet met betrekking tot data.
De datastrategie van elke organisatie ziet er een beetje anders uit, maar over het algemeen beschrijft een datastrategie het volgende:
- Hoe data de organisatie zullen helpen de organisatie doelen te behalen
- Uitleggen hoe de data activiteiten worden uitgevoerd
- Beschrijft de veranderingen die de organisatie moet aanbrengen om de waarde van de data-activiteiten te maximaliseren
- Schetst de plannen om die veranderingen door te voeren
- Bepaalt de tijdlijn voor het voltooien van de voorgestelde activiteiten, definieert mijlpalen en prioriteiten en beschrijft de vervolg strategie
- Gaat in op de financiële rechtvaardiging van de voorgestelde activiteiten, hoe de organisatie hiervan zal profiteren en de inzichten kan gebruiken om haar resultaten te vergroten. En zo mogelijk geld te verdienen met data.
Een datastrategie moet specifiek en uitvoerbaar zijn, maar je moet deze ook aanpassen als de omstandigheden veranderen.
De noodzaak van de datastrategie
Daar liggen 4 redenen achter:
1. Datastrategie helpt de kracht van data te ontsluiten
Tegenwoordig wordt de waarde van data goed begrepen. Data wordt niet langer gezien als een bijproduct van de activiteiten.
Het ontsluiten van die waarde kan echter een uitdaging zijn. Organisaties weten misschien niet hoe ze de vraag ‘Wat is big data?’ moeten beantwoorden. Ze begrijpen misschien ook niet welke data ze moeten verzamelen of hoe ze deze effectief kunnen vastleggen.
Als ze eenmaal data hebben verzameld, staan ze ook voor de uitdaging om deze om te zetten in een bruikbare vorm. Ze met de organisatie te delen en er inzichten uit te halen. Een datastrategie geeft medewerkers richting over hoe ze deze dingen moeten doen. Het helpt bovendien dat de collega’s dit op een consistente manier doen.
2. Inspelen op de enorme groei van het datavolume
De hoeveelheid data die in de wereld bestaat en die beschikbaar is voor organisaties neemt snel toe. 90% van de data in de wereld is de afgelopen 2 (!!) jaar beschikbaar gekomen. Naarmate het volume van data toeneemt wordt het beheren van die data uitdagender en groeit de behoefte aan een datastrategie.
In het verleden konden organisaties hun data beheren met behulp van algemene kennis. Als een ontwikkelaar bijvoorbeeld data nodig had, neemt hij contact op met de persoon die verantwoordelijk is voor die betreffende data. Ze zaten daarvoor samen en wisselden e-mails uit. Hoewel deze methode niet de meest efficiënte was, duurde het niet lang omdat het datavolume laag was.
Met de enorme hoeveelheden data van tegenwoordig wordt het voor elk individu onmogelijk om alle relevante data bij te houden. In plaats daarvan moet de organisatie een datastrategie opzetten. Blijven vertrouwen op een informele benadering zal leiden tot inefficiënt datagebruik, verloren data en niet behaalde en onjuiste resultaten.
3. Datastrategie verbetert het databeheer
Als er zich een probleem met data voordoet is de eerste reactie van veel organisaties het implementeren van een oplossing om dat specifieke probleem op te lossen.
Deze benadering werkt misschien op de korte termijn. Maar is zeker niet de meest efficiënte methode om data gerelateerde problemen op te lossen. Het gaat om niet in op problemen die de grenzen van afdelingen en projecten kunnen overschrijden. Als het om data gaat is dat vaak wel het geval.
Toegang tot en gebruik van data zijn organisatie brede behoeften. Ze zijn van invloed op elke groep en elk senioriteitsniveau binnen een organisatie. Daarom ontkom je er niet aan om een organisatie brede oplossing te implementeren, de datastrategie.
Deze strategie verbetert het datamanagement over de hele organisatie. En zorgt ervoor dat verschillende afdelingen op één lijn met elkaar werken in plaats van tegen elkaar.
4. Datastrategie helpt je om middelen efficiënt te gebruiken
Als je geen datastrategie hebt, lossen verschillende afdelingen en individuen dataproblemen zelf op. Elke afdeling kan bijvoorbeeld onbewerkte data plaatsen in het format dat volgens hen het beste is.
Elke afdeling moet tijd en middelen aan deze taak besteden en ze kunnen het in een format plaatsen dat niet ideaal is voor anderen.
Deze aanpak leidt tot veel verspilling van middelen.
Met een datamanagementstrategie heeft elke afdeling en elke persoon richtlijnen die worden gevolgd m.b.t. het format van de data. Hoewel ze indien nodig aanpassingen kunnen maken, moet de data in een bruikbare indeling staan wanneer iemand deze gaat ophalen.
Door de data in een standaardformat te hebben, kunnen afdelingen ze ook gemakkelijk heen en weer sturen. Met een datastrategie worden de middelen efficiënter ingezet en verlaagt het de data gerelateerde kosten.
Datastrategie tips: wat moet je zeker niet doen
Pas op voor de overdrijving.
Met zoveel beschikbare data is het heel goed mogelijk om patronen en trends te zien die niet echt bestaan. We weten dat data verhalen oplevert, maar soms worden het sterke verhalen.
“Geef mensen een vage stimulans en we zullen redenen vinden om budget vrij te maken aan hun favoriete project of een AI-systeem te lanceren.”
Met andere woorden, we zijn geneigd teveel in de data in te lezen.
Wat moet je daarom vermijden:
- Verzamel geen data alleen omdat het kan (het lijkt wel reclame ‘niet omdat het moet maar omdat het kan’!). Er moet een duidelijk plan en een duidelijke strategie zijn voor alle data die je gaat verzamelen;
- Verlies het grote geheel niet uit het oog: Big Data maakt het gemakkelijk om uit het oog te verliezen wat belangrijk is. Hou het vooral SMART: specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant, tijdgebonden.
- Presenteer geen data zonder context: dat brengt iedereen in verwarring. Presenteer daarom data op een manier die iedereen kan begrijpen. Zorg dat ze betrekking heeft op de bredere zakelijke context. Vraag jezelf af: hoe verhouden de data zich tot bedrijfsdoelstellingen en KPI’s op langere termijn?
Meer artikelen over de datastrategie
Onder de titel Orde in de Chaos hebben we 2 artikelen gepubliceerd, die kun je vinden door onderstaande plaat aan te klikken. Veel plezier met het lezen! En toepassen natuurlijk…
Zie ook ons artikel “Zijn jullie ook data gedreven of lijkt dat maar zo?“
Meer weten?
Als je hulp wilt krijgen bij het ontwikkelen en invoeren van een datastrategie neem dan gerust contact met ons op.
